Textos utilizados en la relaciones informativas

Existen multitud de textos o formatos a través de los cuales hacer llegar los mensajes de la entidad al medio, pero el éxito del responsable de comunicación recae en saber a cuál recurrir en función de la información que se ofrece. El más utilizado son las notas o comunicados, pero hay otros soportes como las ruedas de prensa o los dosieres que pueden obtener mejor resultado si se emplean en el momento adecuado.

Funciones básicas

Las funciones básicas del responsable de comunicación, acerca de las relaciones informativas son:

• El suministro permanente de infomación a los medios.
• La atención a las demandas de los periodistas.
• El diseño y ejecución de las empresas informativas.
• El conociomiento de las rutinas productivas de los medios de comunicación y del sesgo informativo de cada uno.

El departamento de comunicación de una empresa trabaja como una agencia, es decir, capta, elabora y difunde informaciones a los distintos medios. Pero además de estas tres funciones, debe realizar un análisis de la información y evaluar la eficacia de su envío para corregir los posibles fallos de sus rutinas de trabajo.

Relaciones informativas

La principal labor del responsable de comunicación son las relaciones informativas y a ellas dedica mayor parte de su tiempo, sobre todo en aquellas empresas que cotizan en bolsa y cuya actividad ocupa las primeras páginas de los pricipales diarios de todo el país.

Por relaciones informativas se entienden todas aquellas empresa que tienen como objetivo gestionar la imagen que de la entidad que tienen los distintos medios de comunicación del país donde esta opera. De ahí la importancia de que el responsable de comunicación sea una persona muy experta en asuntos relacionados con los medios ya que su experiencia puede sacar a la empresa de más de un apuro. Conocer los flujos comunicacionales y las rutinas de producción de las empresas informativas permite el responsable del departamento que todos sus mensajes no se pierdan en el vacío y no cumplan con los objetivos deseados.

El responsable de las relaciones informaticas deberá estar imbuido de un objetivo: hacer que la organización ocupe un espacio positivo en el orbe comunicativo. Pero esto no significa que cuanto más se hable de la empresa en los medios de comunicación mejor. tiene que prevalecer la calidad sobre la cantidad, esta máxima ha sido muy utilizada en otros trabajos, aquí adquiere una vital importancia para garantizar el buen funcionamiendo del departamento de comunicación. Se debe cuidar la aparición, para no vulgarizar la institución, la empresa o el líder político que el profecional  trata de apoyar. Uno de los valores más importantes para una entidad a la hora de enviar sus mensajes a los periodistas es su credibilidad, por ello hay que evitar todas aquellas acciones que pueden dañarla. La mentira no es rentable y puede acabar con la imagen de la empresa más sólida y con más tradición del país.

El responsable de comunicación debe conseguir que su departamento se convierta en una fuente fidedigna de información, por ello las relaciones informativas están encamidadas a seleccionar informativas internas y extres de la organización.

Buzón de sugerencias

A través de esta herramienta se consigue saber cuál es la opinión de los empleados acerca de la institución. en el buzón de sugerencias se recojen todas aquellas dudas o preguntas que surgen de cualquier persona de la organización y que permiten determinar cuáles son los problemas encontrados en el trabajo.

Eventos internos

Son aquellas actividades que persiguen la cohesión del grupo. Suelen ser actividades lúdicas en las que tanto directivos como empleados participan al mismo nivel. Sirven para fomentar los sentimientos de pertenencia en un grupo.

Cursos y Seminarios

Tienen como finalidad hacer comprender al empleado el funcionamiento y la política general. Son cursos de fomración que se celebran un par de veces al año en los que se dan a conocer las nuevas propuestas o los nuevos procedimientos a seguir dentro de la empresa.

Informe de prensa

Es un dosier en el que se recopilan todas aquellas noticias publicadas en los medios escritos y que tienen algo que ver con la actividad empresarial de la organización.

Tablón de anuncios

Son aquellos comunicados dirigidos a todos los empleados en los que se dan a conocer todas las actividades llevadas a cabo por la empresa. Suelen enviarse por correo electrónico y sus contenidos versan sobre los nuevos productos o procedimientos a seguir para el desarrollo de la actividad empresarial.

Manual de imagen

Manual o  instructivo que recoge toda la información sobre todos los elementos que conforman la identidad visual de la institución.

Contenidos del Manual:

• Logotipo
• Versiones de logotipo
• Colores y tipografía
• Usos incorrectos
• Impresos corporativos
• Publicaciones
• Publicidad
• Señaletica
• Uniformes y vehículos
• Material de reproducción.

Manual de acogida

Cuando una persona se incorpora a una empresa, muchas veces su conocimiento es escaso o inexistente, por ello es necesario que reciba una información básica sobre la misma. Esta información se materializa en el manual de acogida, un documento en el que se recoge la historia de la organización, la vision estratégica, su misión y el proyecto empresarial vigente.

Debe ser un manual atractivo que incite a su lectura, de  fácil manejo y que pueda convertirse en un libro de consulta siempre que el empleado lo necesite.

Un manual de acogida debe presentar los siguientes pasos:

1. Presentación de la entidad: historia, actividades, organización, funcionamiento, filosofía y valores de la misma.
2. Situación de la empresa en su entorno: relaciones con la profesión, los clientes, los proveedores, participación en la vida regional, actividades adicionales del índole cultural, deportiva, etc.
3. Definición de la política social de la empresa: estatuto de los trabajadores, sistemas de remuneraciones e incentivos, normas de promoción y evolución, seguridad e higiene, horarios, etc.

El objetivo de este documento es crear un contexto inicial positivo, que el empleado perciba que se incorpora a una empresa de prestigio, que se preocupa por sus trabajadores, para que se sientan acogidos en el seno de una gran empresa.

Publicación interna

Su periodicidad y contenido irá en funcion del tamaño y actividad de la organización. Suele ser un boletín, folleto o revista en el  que se recopila todo tipo de información de interés para los empleados de la empresa: noticias del sector, información financiera, promociones, etc.

Diferencia entre Internet e Intranet

Internet:

• Los paquetes son públicos.
• El costo no siempre puede controlarse.
• Gestión complicada.
• Políticas débiles.
• Fuerza difuminada.
• La organización no la controla completamente.

Intranet:
 

• Los paquetes son privados.
• El costo siempre está controlado.
• Gestión de empresa.
• Políticas fuertes.
• Fuerza concentrada.
• Firme control empresarial.

La intranet es un canal utilizado fundamentalmente para la comunicación interna y debe tener las siguientes características:

• Su presentación irá acorde con la imagen corporativa de la empresa, y todos sus contenidos versarán sobre temas que contribuyan a optimizar el trabajo de los usuarios ya que en ella se recopilarán los distintos procedimientos a seguir para la realización de cualqier tarea dentro de la empresa.

El mensaje que se transmite será claro y preciso, evitando los excesivos tecnisismos. Hay que tener en cuenta que no solo los empleados de alto nivel tendran acceso a este tipo de información. Una intranet de calidad es aquella que define todas las actividades empresariales de la institución y que sirve de guía al empreado en el desarrollo de su tarea. No es un simple elemento decorativo que las empresas adoptan para incrementar su prestigio, es una herramienda de trabajo que contribuye a la productividad de la actividad empresarial.
       

• Su contenido estará estructurado en función de las distintas áreas o departamentos de la empresa para facilitar su manejoy evitar que el usuario se pieda entre tanta información. Esta debe estas claramente jerarquizada y definida para que su uso sea óptimo.
• Su actualización irá en función de las necesidades de la entidad, pero es útil que todos los días se revisen sus contenidos para eliminar aquellas informaciones obsoletas que pueden ocasionar inconvenientes o producir distorsiones en su corretca utilización.

Las ventajas que ofrece a una empresa al disponer de una intranet son infinitas, a continuación se destacan unas de las mas importantes:

1. Acceso individual a la información recogida en ella. El usuario accede desde un ordenadro con clave personalizada.
2. Acceso inmediato a sus contenidos evitando esperas inútiles, reduciendo las trabas burocráticas.
3. Permite compartir documentos y otras herramientas de trabajo.
4. Jerarquiza la información.
5. Facilita la actualización de sus contenidos.

Intranet

Es uno de los canales de comunicación más desarrollados en los últimos años debido a su inmediatez y bajo costo.

La Intrane es una red interna de computadores que recoge información de la empresa y a la que sólo pueden acceder sus empleados por medio de una clave. Es unba red corporativa de información, con las mismas propiedades que el Internet, que integra a las personas, los procesos y las informaciones de una empresa.

• Los paquetes son privados.
• El costo siempre está controlado.
• Gestión de empresa.
• Políticas fuertes.
• Fuerza concentrada.
• Firme control empresarial.

Medios

El responsable de comunicación cuenta con una serie de herrameientas muy útiles a la hora de poner en marca la gran maquinaria de la comunicación interna.

El avance de las nuevas tecnologías en la última década ha sido uno de los factores claves que han contribuido a la consolidación de la empresa, al convertise en porta voz de la empresa frente a sus empleados. La proliferación de computadores y el uso masivo de Internet han contribuido a que las instituciones encuentren en este medio un instrumento de comunicación eficaz y de bajo costo.

Clientes

Los clientes son los que al final deciden si un producto es bueno o malo. Sin su favor, la empresa no existiría; de ahí que día a día se preste una mayor antencióna este tipo de públicos.


En el mercado cohabitan multitud de productos de las mismas características, pero quien determina que uno se venda mas que el otro es el cliente. Es muy difícil influir en la decisión de comprar del consumidor, pero si se puede logras que se incline por uno o por otro servicio, dependiendo de las ventajas que obtiene tras su adquisición. Un ejemplo de ello son las multitiendas y sus tarjetas de crédito. Con ellas se puede adquirir cualqier producto y pagarlo en cuotas que desee el consumidor.


El cliente no sólo busca productos de calidad, también desea que la empresa le ofrezca el mejor de los servicios. Esto en definitiva determina el exito de cualquier empresa.

Contenidos

Los contenidos son los siguientes:

1. Clientes
2. Medios
3. Intranet
4. Diferencia entre intranet e internet
5. Publicación interna
6. Manual de acogida
7. Manual de imagen
8. Tablón de anuncios
9. Informe de prensa
10. Cursos y seminarios
11. Eventos internos
12. Buzón de sugerencias
13. Relaciones informativas
14. Funciones básicas
15. Textos utilizados en las relaciones informaticas
16. Comunicados de prensa
17. Conclusión